Procedura per la PRESENTAZIONE E LA GESTIONE DELLE segnalazioni di illeciti EFFETTUATE da dipendenti E COLLABORATORI DELLA PROVINCIA DI BRESCIA (c.d. WhistleblowING) articolo 4 (Canali di segnalazione interna) d.lgs. n. 24/2023

INDICE

1. Normativa di riferimento

2. Ambito soggettivo – Chi è tutelato in caso di segnalazione

2.1. Segnalazioni anonime
2.2. Segnalazioni della società civile

3. Ambito oggettivo – Che cosa segnalare

4. Modalità di presentazione delle segnalazioni

5. Gestione delle segnalazioni

6. Segnalazioni all'Autorità Nazionale Anticorruzione (canale esterno), ad altri soggetti esterni e divulgazione pubblica

7. Le tutele garantite al segnalante e agli altri soggetti previsti dalla norma: riservatezza e divieto di ritorsione

8. Trattamento dei dati personali

9. Attività di formazione e sensibilizzazione

10. Ulteriori informazioni

1. Normativa di riferimento

Il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (1) attua in Italia la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 (2), riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione.

Il citato decreto disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

La normativa prevede l’attivazione dei seguenti canali di segnalazione:

• interno (nell’ambito del contesto lavorativo);
• esterno (ANAC);
• divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
• denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

A differenza di quanto previsto dalla previgente normativa, la scelta del canale di segnalazione non è più rimessa alla discrezione del segnalante in quanto in via prioritaria è favorito l’utilizzo del canale interno e, solo al ricorrere di determinate condizioni, è possibile effettuare una segnalazione esterna ad ANAC ovvero una divulgazione pubblica.

Ciascun ente rientrante nell'ambito di applicazione del decreto in argomento è tenuto ad attivare un proprio canale di segnalazione interna, in grado di garantire i previsti elementi di riservatezza, nell'ambito del quale le segnalazioni sono effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche, oppure in forma orale. Le segnalazioni interne in forma orale sono effettuate attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

È inoltre previsto che i soggetti del settore pubblico cui sia fatto obbligo di prevedere la figura del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (nel seguito: RPCT), affidino a quest'ultimo la gestione del canale di segnalazione interna.  

In tale novellato contesto normativo, l'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) con deliberazione n. 311 in data 12 luglio 2023, ha provveduto ad emanare nuove “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”. Dette Linee guida, anche se emanate in riferimento alle segnalazioni esterne presentate ad ANAC, sono anche volte a fornire prime indicazioni e principi generali di cui gli enti possono tenere conto per i propri canali interni, con la precisazione che l'Autorità si riserva di adottare successivi atti di indirizzo con riguardo a tali canali.
 
Il presente documento, secondo quanto previsto dalla Sottosezione “Rischi corruttivi e trasparenza” del vigente Piano integrato di attività e organizzazione (nel seguito: PIAO) e tenuto conto delle nuove Linee Guida ANAC, definisce la procedura per la presentazione e la gestione delle segnalazioni nella Provincia di Brescia (canale interno).

Sono altresì fornite, a titolo meramente ricognitivo e per quanto di interesse delle segnalazioni interne, indicazioni aggiornate sull'ambito di applicazione dell'istituto e sulle tutele garantite ai segnalanti e agli altri soggetti contemplati dalla norma. Per approfondimenti su tali aspetti e sugli altri canali di segnalazione previsti dalla normativa, è possibile consultare le Linee Guida ANAC, nonché le informazioni di carattere generale messe a disposizione dall'Autorità, al seguente indirizzo https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

La procedura di cui al presente documento sostituisce integralmente quella contenuta nella Circolare protocollo n. 127447 in data 20 ottobre 2014 da intendersi, pertanto, superata.

 

2. Ambito soggettivo – Chi è tutelato in caso di segnalazione

La nuova normativa amplia notevolmente, rispetto alla precedente, i soggetti cui è riconosciuta protezione. Per il settore pubblico, si tratta delle seguenti categorie:

• dipendenti delle amministrazioni pubbliche;
• dipendenti degli enti pubblici economici, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico, delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio;
• lavoratori subordinati di soggetti del settore privato;
• lavoratori autonomi;
• liberi professionisti e consulenti;
• volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti;
• azionisti e persone con funzione di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

La tutela delle persone segnalanti si applica anche nei seguenti casi:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Tutte le categorie di soggetti di cui sopra, possono presentare una segnalazione di violazioni di cui siano venute a conoscenza nell'ambito del contesto lavorativo con la Provincia di Brescia.

Ulteriore novità consiste nel fatto che la tutela è riconosciuta, oltre ai suddetti soggetti che effettuano segnalazioni, anche a quei soggetti diversi dal segnalante che, tuttavia, potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell'ambito del processo di segnalazione, o del particolare rapporto che li lega al segnalante. Si tratta delle seguenti categorie:

• facilitatori, ossia persone fisiche che assistono i segnalanti nel processo di segnalazione, operanti all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con lo stesso un rapporto abituale e corrente;
• enti di proprietà della persona segnalante o per i quali la stessa persona lavora, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo della stessa.

2.1. Segnalazioni anonime

Le segnalazioni anonime non rientrano nell'ambito di applicazione delle presenti disposizioni ed esse vengono di norma archiviate.

Solo qualora le segnalazioni anonime pervenute siano circostanziate e rivestano il carattere della attualità esse possono, a insindacabile giudizio dell'RPCT, essere oggetto di specifici approfondimenti secondo le ordinarie procedure di vigilanza.

Di tali segnalazioni e dei relativi esiti si potrà tenere conto in sede di aggiornamento della Sottosezione “Rischi corruttivi e trasparenza” del PIAO.

Tuttavia, la nuova normativa prevede che il segnalante anonimo, successivamente identificato e al ricorrere dei relativi presupposti, possa godere delle tutele previste dalla normativa. Al fine di attribuire ad esse data certa, anche le segnalazioni anonime vengono acquisite al protocollo riservato dell'Ente.

2.2. Segnalazioni della società civile

Le segnalazioni provenienti da Cittadini, da soggetti portatori di interessi diffusi o da altri soggetti della società civile, non rientrano nell'ambito di applicazione delle presenti disposizioni.

Anche di tali segnalazioni, da trattare secondo le ordinarie procedure di vigilanza, e dei relativi esiti, si potrà tenere conto in sede di aggiornamento della Sottosezione “Rischi corruttivi e trasparenza” del PIAO.

3. Ambito oggettivo – Che cosa segnalare

Il decreto legislativo n. 24/2023 stabilisce che sono oggetto di segnalazione le informazioni sulle violazioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica. Le informazioni possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti. Possono essere oggetto di segnalazione anche quegli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni.

Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

Tenendo conto dell'ampiezza delle fattispecie che possono essere oggetto di segnalazione, il legislatore ha tipizzato gli illeciti, gli atti, i comportamenti o le omissioni che possono essere segnalati. Nella tabella che segue ne vengono schematizzate le categorie per quanto riguarda le pubbliche amministrazioni:

Violazioni oggetto di segnalazione	Note
Violazioni del diritto nazionale
Illeciti penali Illeciti civili Illeciti contabili	Le irregolarità (situazioni in cui, nel corso dell’attività amministrativa, si riscontrino comportamenti impropri di un funzionario pubblico che, anche al fine di curare un interesse proprio o di terzi, assuma o concorra all’adozione di una decisione che devia dalla cura imparziale dell’interesse pubblico) che non si sostanzino in illeciti non sono più incluse nelle violazioni del diritto nazionale.
Illeciti amministrativi
Violazioni del diritto dell’UE
Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al d.lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (anche se queste ultime non sono espressamente elencate nel citato allegato)	In particolare, si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi. A titolo esemplificativo si pensi ai cd. reati ambientali, quali, scarico, emissione o altro tipo di rilascio di materiali pericolosi nell’aria nel terreno o nell'acqua oppure raccolta, trasporto, recupero o smaltimento illecito di rifiuti pericolosi.
Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE	Si pensi, ad esempio, alle frodi, alla corruzione e a qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione.
Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE)	Sono ricomprese le violazioni delle norme dell'UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società
Atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea nei settori sopra indicati	Si pensi ad esempio a un’impresa che opera sul mercato in posizione dominante. La legge non impedisce a tale impresa di conquistare, grazie ai suoi meriti e alle sue capacità, una posizione dominante su un mercato, né di garantire che concorrenti meno efficienti restino sul mercato. Tuttavia, detta impresa potrebbe pregiudicare, con il proprio comportamento, una concorrenza effettiva e leale nel mercato interno tramite il ricorso alle cd. pratiche abusive (adozione di prezzi cd. predatori, sconti target, vendite abbinate) contravvenendo alla tutela della libera concorrenza.

Per comprendere appieno quale può essere l'oggetto delle segnalazioni è indispensabile tenere anche conto che il legislatore specifica ciò che non può essere oggetto di segnalazione, secondo quanto di seguito schematizzato:

Cosa non può essere oggetto di segnalazione	Note
Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'Autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate	Sono quindi, escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore
Le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al decreto	Il d.lgs. n. 24/2023 non trova applicazione alle segnalazioni di violazione disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione. L’Unione europea, infatti, ha da tempo riconosciuto in un numero significativo di atti legislativi, in particolare del settore dei servizi finanziari, il valore della protezione delle persone segnalanti con l’obbligo di attivare canali di segnalazione interna ed esterna ponendo altresì il divieto esplicito di ritorsioni (ad esempio, nel settore bancario e nel settore delle intermediazioni finanziarie). La segnalazione di dette violazioni rimane, pertanto, esclusa dall’ambito di applicazione del d.lgs. n. 24/2023, come anche quelle, come detto, previste in altre discipline speciali che regolano il whistleblowing in specifici settori
Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea	In generale, essendo la sicurezza nazionale di esclusiva competenza degli Stati membri, la materia non è ricompresa nell’ambito di applicazione della direttiva (UE) 2019/1937 e, di conseguenza, nel d.lgs. n. 24/2023 che ne dà attuazione.

Per quanto riguarda gli elementi e le caratteristiche della segnalazione, è necessario che la stessa sia il più possibile circostanziata e indichi in modo chiaro:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

La segnalazione viene considerata inammissibile e viene archiviata senza ulteriori accertamenti, nei seguenti casi:

• manifesta mancanza di interesse all'integrità della pubblica amministrazione;
• manifesta incompetenza della Provincia di Brescia sulle questioni segnalate;
• manifesta infondatezza per l'assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
• intervento della Provincia di Brescia non più attuale;
• finalità palesemente emulativa;
• accertato contenuto generico della segnalazione o tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
• produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite;
• mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione (come sopra descritti).

Si rappresenta in questa sede la rilevanza di un comportamento collaborativo del segnalante, al quale si richiede, anche nel proprio interesse, di tenere costantemente aggiornata la Provincia di Brescia in ordine all’evoluzione della propria segnalazione, soprattutto quando questa non sia più connotata dal carattere di attualità.

Si precisa che la segnalazione di cui al decreto legislativo n. 24/2023 citato, indirizzata al RPCT o ad ANAC, non sostituisce, per i soggetti tenuti e laddove ne ricorrano i presupposti, la denuncia alla competente Autorità giudiziaria ordinaria o contabile.

4. Modalità di presentazione delle segnalazioni

In attuazione alla nuova normativa, la Provincia di Brescia mette a disposizione le seguenti modalità per effettuare una segnalazione interna.

La piattaforma
È attiva apposita piattaforma informatica per l’acquisizione delle segnalazioni, la quale consente, in modo informatizzato, la compilazione, l’invio e la ricezione dei dati e le informazioni necessari.

Nel Sito Istituzionale della Provincia di Brescia (al seguente indirizzo www.provincia.brescia.it) nella sezione denominata Amministrazione Trasparente (altri contenuti/prevenzione della corruzione) con richiamo anche dalla pagina iniziale, è data evidenza della procedura per presentare le segnalazioni e sono riportate le istruzioni per l’accesso e l’utilizzo della piattaforma in argomento.

Per l’invio delle segnalazioni è altamente raccomandato l’utilizzo della piattaforma, in quanto la stessa, conformemente alle disposizioni di cui al decreto legislativo n. 24/2023, utilizza un protocollo di crittografia che meglio garantisce sicurezza e confidenzialità tecnologica del processo di segnalazione.

L’utilizzo della piattaforma informatica, oltre a garantire, per quanto sopra riportato, la riservatezza dell’identità del segnalante, degli altri soggetti e del contenuto della segnalazione, consente al segnalante stesso di accedere alla propria segnalazione - tramite l’utilizzo di un codice identificativo univoco che gli viene fornito all’esito della procedura effettuata – e di dialogare con la Provincia di Brescia.

La segnalazione in forma orale
In alternativa all'utilizzo della piattaforma, la segnalazione può essere effettuata anche telefonando al seguente numero di telefono riservato 3346334371.

In questo caso la telefonata viene registrata ed il segnalante effettua la segnalazione richiedendo un incontro riservato con il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza.
L'incontro viene fissato, compatibilmente con gli impegni del RPCT, di norma entro dieci giorni lavorativi dalla richiesta, salvo motivata urgenza da rappresentare nella richiesta di incontro.

Preliminarmente alla raccolta dei dati personali, il sistema provvede a rilasciare la prevista informativa sul trattamento dei dati in forma sintetica e a fornire informazioni circa il reperimento dell'informativa completa, presente sul Sito Ufficiale in allegato alle presenti disposizioni.

La segnalazione effettuata a soggetto non competente
Si precisa che ai sensi di legge, il RPCT è l’unico soggetto interno a cui indirizzare la segnalazione.

Nel caso in cui la segnalazione interna venga effettuata ad un soggetto diverso dal RPCT (ad esempio superiore gerarchico, dirigente o funzionario) o tramite l’utilizzo di modalità diverse da quelle qui indicate, non operano le tutele previste dal decreto legislativo n. 24/2023.
Ciascun dirigente provvede a rendere nota tale circostanza al personale assegnato o che collabora con le Strutture ad esso affidate.
Pertanto, qualora la segnalazione interna effettuata ai sensi del decreto legislativo n. 24/2023, sia presentata, per errore, ad un soggetto diverso dal RPCT, tale soggetto deve provvedere a trasmettere la stessa in termini riservati al RPCT entro sette giorni dal suo ricevimento (ad esempio, in busta chiusa riservata da consegnare nelle mani del RPCT), dando contestuale notizia della avvenuta trasmissione alla persona segnalante (sempre in termini riservati).

5. Gestione delle segnalazioni

Il ruolo del RPCT
Ai sensi dell’articolo 4, comma 5, del decreto legislativo n. 24/2023, la gestione delle segnalazioni effettuate tramite il canale interno è affidata al RPCT.
È facoltà del RPCT farsi assistere da un ristretto gruppo di lavoro dedicato per svolgere l’attività di verifica e di analisi delle segnalazioni, composto da dipendenti specificamente autorizzati al trattamento dei dati personali.
Sono altresì individuati e autorizzati al trattamento dei dati personali i dipendenti che, addetti alla protocollazione o alla gestione documentale, possono venire a conoscenza del contenuto delle segnalazioni.

Le fasi del procedimento
Da un punto di vista procedurale, acquisita la segnalazione mediante uno dei canali sopra descritti, il RPCT procede – con l’eventuale supporto del gruppo di lavoro in precedenza descritto – a svolgere le attività di seguito indicate:

• rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione;
• mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante;
• dà un corretto seguito alle segnalazioni ricevute;
• fornisce un riscontro al segnalante.

Per quanto riguarda l’avviso di ricevimento della segnalazione, in caso di utilizzo della piattaforma, avviene tramite la piattaforma stessa. Nel caso invece di incontro diretto, avviene mediante la sottoscrizione del verbale dell’incontro da parte del RPCT, controfirmato dal segnalante. Resta inteso che non risulta possibile effettuare l’avviso di ricevimento in caso di segnalazione anonima.
L’avviso di ricevimento della segnalazione viene rilasciato entro sette giorni dalla data di ricezione della segnalazione stessa.

Per quanto riguarda le interlocuzioni con la persona segnalante, esse avvengono con la medesima modalità (e nei limiti) scelta dal segnalante per effettuare la segnalazione. Vale a dire, in forma scritta tramite la piattaforma e in forma orale tramite successivi incontri riservati con il RPCT.

Per quanto riguarda il corretto seguito alle segnalazioni ricevute, si precisa quanto segue.
Il RPCT provvede al preliminare esame della segnalazione ricevuta al fine di valutare la sussistenza dei requisiti di ammissibilità, sia sotto il profilo soggettivo, sia sotto il profilo oggettivo, secondo quanto riportato ai precedenti paragrafi 2 e 3, potendo anche chiedere al segnalante elementi integrativi tramite il canale a ciò dedicato come sopra specificato.

Qualora la segnalazione si riveli inammissibile, il RPCT provvede alla sua motivata archiviazione, dandone notizia al segnalante.

Qualora, invece, la segnalazione sia valutata ammissibile, quale segnalazione ai sensi del decreto legislativo n. 24/2023, il RPCT avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi.

Per lo svolgimento dell’istruttoria, il RPCT può avviare un dialogo con il segnalante, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, sempre tramite le modalità più sopra indicate. Ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante e degli altri soggetti coinvolti.

Qualora, a seguito dell’attività svolta, il RPCT ravvisi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione, dandone informazione al segnalante.

Qualora, invece, il RPCT ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione, si rivolge tempestivamente agli organi preposti interni (a titolo esemplificativo: Ufficio per i procedimenti disciplinari; Uffici deputati ai controlli interni; Dirigenti degli uffici competenti per materia, ecc.) o enti/istituzioni esterni, ognuno secondo le proprie competenze.
Non spetta, infatti, al RPCT accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli che l’ordinamento, anche interno all’Ente, attribuisce ad altri soggetti. Di tali coinvolgimenti, viene data notizia al segnalante con le modalità sopra indicate.
Si precisa, tuttavia, che, essendo il RPCT individuato, come previsto dalla norma, nella figura del Segretario Generale dell’Ente, restano in ogni caso fermi in capo allo stesso gli accertamenti e le verifiche che il medesimo è chiamato a svolgere in base ad altra normativa.

Per quanto riguarda il riscontro al segnalante, si evidenzia che lo stesso può consistere nella comunicazione dell'archiviazione, nell'avvio di una inchiesta interna, nei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata, nel rinvio ad un'autorità competente per ulteriori indagini. Tuttavia, occorre precisare che il medesimo riscontro, da rendersi nel termine di tre mesi, può anche avere carattere interlocutorio, giacché possono essere comunicate le informazioni relative alle attività che si intende intraprendere. In tale ultimo caso, gli esiti finali saranno comunicati quando disponibili.

Le modalità di coinvolgimento degli uffici interni
Ad eventuali altri soggetti e uffici interni, il RPCT trasmette non la segnalazione, ma gli esiti delle verifiche eventualmente condotte, e, se del caso, estratti accuratamente anonimizzati della segnalazione, prestando la massima attenzione per evitare che dalle informazioni e dai fatti descritti si possa risalire all’identità del segnalante.

In particolare, nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata solo dietro consenso di quest’ultimo.
Pertanto, qualora vengano in rilievo possibili profili di responsabilità disciplinare, il RPCT ne informa l’Ufficio per i procedimenti disciplinari omettendo ogni riferimento al segnalante. Laddove l’Ufficio per i procedimenti disciplinari, a seguito delle verifiche autonomamente condotte, ritenga che la contestazione degli addebiti disciplinari al soggetto segnalato debba basarsi, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, ne informa tempestivamente il RPCT il quale, a sua volta, provvede a richiedere al segnalante il consenso a rivelare la propria identità previa comunicazione delle ragioni che la richiedono, dandone poi riscontro all’Ufficio per i procedimenti disciplinari.

Gli uffici interni interpellati, concluse le verifiche di propria competenza, sono tenuti a darne riscontro al RPCT, anche ai fini di informarne il segnalante.

Le modalità di coinvolgimento di enti/istituzioni esterni, ognuno secondo le proprie competenze
Anche nel caso in cui risulti indispensabile il coinvolgimento di enti/istituzioni esterni, in quanto competenti per i fatti oggetto di segnalazione, il RPCT trasmette agli stessi non la segnalazione, ma gli esiti delle verifiche eventualmente condotte, e, se del caso, estratti accuratamente anonimizzati della segnalazione, prestando la massima attenzione per evitare che dalle informazioni e dai fatti descritti si possa risalire all’identità del segnalante.

Segnalazioni relative a fatti penalmente rilevanti o di competenza della Corte dei conti
Come già in precedenza evidenziato, si precisa che l’invio della segnalazione non esonera il segnalante che ne sia tenuto, dall’obbligo di denunciare alla competente Autorità giudiziaria i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale.

Qualora la segnalazione abbia ad oggetto illeciti che rilevano sotto il profilo penale o erariale, il RPCT provvede alla sua trasmissione alla competente Autorità giudiziaria ordinaria o contabile, nel rispetto della tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, evidenziando che, trattandosi di una segnalazione ex d.lgs. n. 24/2023, è necessario garantire la riservatezza dell’identità del segnalante.
Laddove detta identità venga successivamente richiesta dall’Autorità giudiziaria, il RPCT fornisce tale indicazione, dandone notizia al segnalante.

Il segnalante è pertanto consapevole sin dall’inizio del fatto che, al ricorrere delle suddette condizioni, la propria segnalazione verrà trasmessa alla competente Autorità giudiziaria.

I tempi procedimentali
Entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione, viene rilasciato alla persona segnalante un avviso di ricevimento con le modalità (e nei limiti) in precedenza indicati.
Il termine per l’avvio dell’istruttoria è di quindici giorni lavorativi che decorrono dalla data di ricezione della segnalazione, mentre il termine per il riscontro al segnalante è di tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Resta fermo che, laddove si renda necessario in relazione alle esigenze istruttorie, il RPCT può fornire riscontro al segnalante in termini interlocutori, come in precedenza indicato.

In caso di eventuali richieste di informazioni o documentali, sia nei confronti del segnalante che di altri soggetti, i termini del procedimento si intendono sospesi, una sola volta per ogni fase del procedimento, e ricominciano a decorrere dall’avvenuto ricevimento di quanto richiesto o, in difetto, dall'inutile decorrere del termine assegnato per provvedere.

6. Segnalazioni all'Autorità Nazionale Anticorruzione (canale esterno), ad altri soggetti esterni e divulgazione pubblica

l segnalante è tutelato anche nel caso in cui decida di rivolgersi all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) o all’Autorità giudiziaria ordinaria o contabile o qualora effettui una divulgazione pubblica.

Le segnalazioni all’ANAC possono essere inviate, secondo la procedura indicata sul rispettivo Sito Istituzionale all’indirizzo www.anticorruzione.it, esclusivamente al ricorrere, per quanto qui di interesse, di almeno una delle seguenti condizioni:

• qualora la condotta segnalata sia riferibile allo stesso RPCT;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Per quanto riguarda modalità e presupposti per effettuare una divulgazione pubblica, per tale intendendosi il rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, si fa integrale rinvio a quanto indicato sul Sito ANAC, al seguente indirizzo https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Resta ferma la possibilità/obbligo di effettuare una denuncia all'Autorità giudiziaria ordinaria o contabile.

Si ricorda che la Provincia di Brescia è competente esclusivamente per il canale di segnalazione interno (vedi par. 4 e 5).

7. Le tutele garantite al segnalante e agli altri soggetti previsti dalla norma: riservatezza e divieto di ritorsione

Le tutele previste dalla normativa sono dirette a evitare che il segnalante, venuto a conoscenza di violazioni, ometta di segnalarle per il timore di subire conseguenze dannose.

Sono previste forme di garanzia della riservatezza relativamente al segnalante e agli altri soggetti previsti dalla norma e il divieto di ritorsione nei loro confronti.

Con riguardo alla tutela della riservatezza, è stabilito che:

• le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per darvi adeguato seguito;
• l'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate al trattamento dei dati personali;
• nell'ambito del procedimento penale, l'identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del codice di procedura penale. Tale disposizione prevede l’obbligo del segreto sugli atti compiuti nelle indagini preliminari “fino a quando l'imputato non ne possa avere conoscenza e, comunque, non oltre la chiusura delle indagini preliminari”;
• nell'ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria. Dopo, l’identità del segnalante potrà essere svelata dall’autorità contabile al fine di essere utilizzata nel procedimento stesso;
• per quanto riguarda il procedimento disciplinare, si rinvia a quanto indicato al paragrafo 5;
• la segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241 e all’accesso generalizzato di cui all’art. 5 del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 (Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni);
• i diritti dell’interessato di cui agli articoli da 15 a 22 previsti dal Reg. UE 679/2016 riferiti a persone diverse dal segnalante, possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall'articolo 2-undecies del d.lgs. n. 196/2003, al fine di non compromettere la riservatezza del segnalante;
• nel caso in cui nelle procedure di segnalazione la rivelazione dell’identità del segnalante sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta, è necessario acquisire previamente sia il consenso espresso dello stesso che notificargli in forma scritta le motivazioni alla base della necessità di rivelare la sua identità;
• è tutelata anche l’identità delle persone coinvolte (segnalate) e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante. La tutela dell’identità è estesa alla persona che assiste il segnalante (cd. facilitatore).

È inoltre previsto un generale divieto di ritorsione nei confronti del segnalante e degli altri soggetti tutelati dalla norma, laddove per ritorsione si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'Autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Si ricorda che competente a ricevere le comunicazioni di eventuali misure ritorsive è ANAC in via esclusiva, e le stesse possono essere presentate esclusivamente da parte del soggetto interessato.

Gli atti ritorsivi adottati sono nulli e in caso di licenziamento a motivo della segnalazione, denuncia o divulgazione il segnalante ha diritto alla reintegrazione nel posto di lavoro. La competenza sulla dichiarazione di nullità, risarcimento del danno, reintegrazione nel posto di lavoro, spetta all’Autorità giudiziaria.

Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto misure ritorsive è a carico dell’Amministrazione dimostrare che le misure ritorsive sono motivate da ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia. Ciò non vale per i soggetti diversi dal segnalante, quali facilitatori o colleghi, che dovranno dimostrare che le misure sono state poste in essere a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

Inoltre, è previsto che l’interesse pubblico o all’integrità delle amministrazioni pubbliche non consente di punire chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto (salvo quanto previsto dall'articolo 1, comma 3 del d.lgs. n. 24/2023) o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata.
La causa di non punibilità opera quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi erano fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata nelle modalità previste dal decreto legislativo n. 24/2023. In tali casi è altresì esclusa ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.

Allo stesso tempo, le stesse responsabilità di natura civile o amministrativa non sono attribuibili nel caso in cui il segnalante abbia raccolto informazioni o evidenze a supporto della segnalazione in qualsiasi modo che non costituisca un reato.
Le cause di esclusione non si applicano quando vengano posti in essere comportamenti, atti o omissioni non collegati alla segnalazione e che non siano strettamente necessari a rivelare la violazione.
 
Le tutele non sono garantite nei casi in cui, anche con sentenza di primo grado, sia accertata la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia ovvero sia dichiarata la sua responsabilità civile, sempre in relazione alla denuncia, nei casi di dolo o colpa grave. In tali casi, l’Amministrazione è tenuta ad irrogare una sanzione disciplinare alla persona segnalante o denunciante. L’ANAC può altresì irrogare una sanzione pecuniaria.
Il segnalante beneficia delle tutele solo se, al momento della segnalazione, aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate secondo i previsti canali fossero vere. Non sono sufficienti invece semplici supposizioni o voci di corridoio.
 
Le tutele si applicano anche nei casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o divulgazione pubblica anonime, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni.

8. Trattamento dei dati personali

Ai sensi della disciplina per la protezione dei dati personali (Regolamento (UE) 2016/679 e Codice in materia di protezione dei dati personali(3)), il Titolare del trattamento è la Provincia di Brescia e il Responsabile interno del trattamento è individuato nel RPCT.

In questo ambito, i trattamenti di dati personali effettuati dai soggetti obbligati possono essere considerati necessari per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, § 1, lett. c) del Regolamento), e, con riguardo a categorie particolari di dati (art. 9, § 2, lett. b) del Regolamento) o a dati relativi a condanne penali e reati, possono, altresì, essere considerati necessari per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico contemplato dall’ordinamento (art. 6, § 1, lett. e) e art. 9, § 2, lett. g) e 10 del Regolamento).

In base alla disciplina interna alla Provincia di Brescia(4), il RPCT provvede alla designazione per iscritto dei soggetti autorizzati al trattamento dei dati assicurando agli stessi le necessarie istruzioni: in particolare, l’autorizzazione è rivolta ai componenti dell’eventuale gruppo di lavoro a supporto del RPCT che trattano le segnalazioni, ovvero i dipendenti che, addetti alla protocollazione o alla gestione documentale, possono venire a conoscenza del contenuto delle segnalazioni.

La ditta che gestisce la piattaforma viene invece incaricata, da parte del Dirigente del Settore Innovazione competente per materia, quale Responsabile (esterno) del trattamento, ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

Anche eventuali altri soggetti interni coinvolti nell’istruttoria della segnalazione, poiché nella documentazione trasmessa potrebbero essere presenti dati personali di altri interessati, sono comunque da intendersi “autorizzati” al riguardo (artt. 4, par.1, n. 10, 29, 32 e par. 4 del Regolamento); ai medesimi vengono inviate, al momento del loro coinvolgimento, apposite istruzioni operative cui conformarsi.

In conformità alla normativa di riferimento, la Provincia di Brescia predispone e mantiene aggiornate, sentito il Responsabile della Protezione dei Dati, idonee misure tecniche e organizzative anche con riguardo ai profili di sicurezza, da richiamarsi nel Registro dei trattamenti. Si è inoltre provveduto ad effettuare, nella fase di progettazione del canale di segnalazione, una valutazione di impatto sulla protezione dei dati al fine di individuare ed applicare le necessarie misure.

Inoltre, ai sensi di quanto previsto dall'articolo 13, comma 2, del decreto legislativo n. 24/2023, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

Per quanto riguarda la conservazione dei dati, si precisa che le segnalazioni vengono conservate nell'apposita piattaforma, la quale costituisce un registro speciale di protocollazione e consente l’identificazione di ogni segnalazione ricevuta mediante l’attribuzione di un codice univoco progressivo associato in maniera stabile alla segnalazione stessa; i documenti relativi agli atti istruttori vengono invece acquisiti al protocollo riservato dell'Ente. Le segnalazioni e la relativa documentazione vengono conservati per un periodo massimo di cinque anni dalla data di comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.

Restano ferme le responsabilità disciplinari previste per violazione degli appositi doveri di comportamento e per violazione delle norme sulla tutela dei dati personali, previste dal Codice di comportamento della Provincia di Brescia.

L’informativa completa sul trattamento dei dati personali (articoli 13 e 14 del Regolamento) è riportata in allegato al presente documento(5).

9. Attività di formazione e sensibilizzazione

Il PIAO (nella parte dedicata a “rischi corruttivi e trasparenza” ed alla “formazione del personale”) prevede e pianifica apposite iniziative di sensibilizzazione e formazione del personale per divulgare le finalità dell’istituto relativo alla tutela del dipendente che segnala illeciti ai sensi del decreto legislativo n. 24/2023 nonché in tema di addestramento relativamente alle procedure predisposte.

10. Ulteriori informazioni

Il RPCT potrà sempre utilizzare il contenuto delle segnalazioni per identificare le aree critiche dell’amministrazione e predisporre le misure necessarie per rafforzare il sistema di prevenzione della corruzione nell’ambito in cui è emerso il fatto segnalato, in sede di proposta di aggiornamento della sottosezione “Rischi corruttivi e trasparenza” del PIAO.

Il RPCT rende conto, con modalità stabilite nella sottosezione “Rischi corruttivi e trasparenza” del PIAO, del numero di segnalazioni ricevute e del loro stato di avanzamento nella Relazione annuale di cui all’articolo 1, comma 14, della legge n. 190/2012, garantendo comunque la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti.

La presente procedura entra in vigore alla data di esecutività del decreto che la approva e si applica alle segnalazioni pervenute successivamente a tale data o la cui istruttoria non sia ancora conclusa.

Nella finalità di dare il massimo livello di informazione circa le misure adottate, la presente procedura viene pubblicata sul Sito Ufficiale, nella rete Intranet della Provincia di Brescia e trasmessa a tutti i Dirigenti dell’Ente che sono incaricati di favorirne la massima diffusione presso i Settori da loro diretti.

Per quanto non disciplinato dal presente documento, si fa rinvio alle norme di legge e alle Linee Guida approvate dall’Autorità Nazionale Anticorruzione.

Note:
(1): decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
(2): direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione.
(3) Di seguito i riferimenti normativi completi:
- Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati)”, nel testo indicato come “Regolamento”;
- “Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l'adeguamento dell'ordinamento nazionale al regolamento (UE) n. 2016/679 [...]” di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, così come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, nel testo indicato come “Codice”.
(4) vedi decreto del Presidente della Provincia n. 105 in data 8 maggio 2018.
(5): Informativa sul trattamento dei dati personali (allegato A).